Claves para acelerar el onboarding

En esta oportunidad Tomas Volonte (CEO y Co founder de NovoLabs) compartirá algunas de sus estrategias para optimizar el proceso de onboarding y agilizar la construcción de confianza para incorporar talento en tiempo record.

Introducción

Hace 3 años que Tomas es CEO de NovoLabs, una agencia que se encarga de asistir a emprendedores desde la etapa de idea, hasta emprendimientos ya con ventas y un market fit claro.

¿Cuál era el reto de formación que enfrentabas?

Elegí el reto de cómo realizar un proceso de onboarding que reduzca tiempos y costos. Este es un tema que nos enfrentamos constantemente en NovoLabs, y nos dimos cuenta que desde que una persona ingresaba a la empresa, hasta que se hacía realmente productiva el tiempo era mucho.

Aquí también tenemos el problema de no tener a alguien con la tarea de realizar el onboarding, ya que el resto del equipo estaba en sus propias actividades.

¿Cómo/cuál fue la innovación implementada?

Lo primero es que una persona al ingresar recibe un video de su equipo, donde cada uno se presenta, cuenta sobre su rol y le da la bienvenida.

Lo segundo, es que la persona encargada del onboarding te realiza un seguimiento con varios horizontes temporales. Durante los primeros 3 meses tenes muchos puntos de contacto y feedback constante.

Como tercer punto, tenemos una presentación animada sobre la historia de la empresa, donde te cuenta productos, objetivos logrados y detalles de la cultura de la empresa.

Por último dentro de la empresa tenemos una reunión semanal los viernes, y al sumarse una persona nueva al equipo, le dedicamos 30 minutos a un ping pong de preguntas y respuestas para descontracturar el ingreso y conocer más a la persona. También luego de esta reunión, se genera mucha más confianza para el trabajo en equipo.

¿Cuáles fueron los resultados alcanzados?

Hoy el onboarding está en un nivel de rendimiento esperado en menos de dos meses, cuando antes estaba más cerca de los 3 o 4 meses.

Realmente la empresa es totalmente diferente desde que existe una persona especializada en onboarding y el manejo del equipo interno.

¿Qué aprendizajes obtuviste? ¿Qué harías diferente/mejor la próxima vez?

Recomendaría comenzar con un buen onboarding y definirlo como tarea para alguna persona del equipo, aunque la empresa está conformada por poca gente. No hace falta esperar a tener un mega equipo para tener un proceso de onboarding optimizado.

También tener en cuenta la documentación, para facilitar la búsqueda de información para el trabajo del día a día. Cada día que una persona pasa sin haber recibido un buen onboarding, es un día perdido de rendimiento.  

Bonus track – ¿Por qué crees que es importante el tener un proceso de onboarding sin importar el tamaño de la empresa?

Primero por respeto, creo que se debe invertir tiempo en recibir a esa persona que entra. También este debe estar acorde al presupuesto o esfuerzos que se puedan hacer con los recursos que posee la empresa.

Lo que sí considero importante es que desde el día 1 que la persona ingresa a la empresa es tener un calendario de pendientes, cosas por hacer, reuniones ya preestablecidas.

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