Cómo utilizar la metáfora para la gestión del cambio

En esta ocasión charlamos con Andres Becerra, Talent Manager de OnPlus, una consultora de gestión del cambio y del talento que ayuda a organizaciones en sus retos de transformación digital, a través de la factoría de formaciones y procesos de consultoría. Andres comparte detalles sobre el rol de la formación, comunicación y acompañamiento como claves de éxito en procesos de cambio organizacional y transformación digital.

Durante la conversación, explica cómo ha sido el proceso de transformación digital de Asepeyo implantado en plena pandemia y cuáles fueron los recursos que mejor le funcionaron para liderar el proyecto en contextos de incertidumbre.

¿Cuál era el reto de formación que enfrentabas?

El reto que elegí compartir se relaciona con la gestión del cambio durante la migración de los sistemas de Asepeyo a la nube con Google Workspace. Durante un proceso de tres años y medio, formé parte del equipo interno de gestión del cambio de Asepeyo, lo cual fue un desafío significativo, especialmente debido a la pandemia que surgió en ese momento.

Es importante destacar la importancia de abordar la resistencia y negación al cambio, equilibrar el enfoque técnico con la adopción por parte de las personas involucradas y la duración del proceso de transformación. En resumen, el desafío se centró en garantizar una gestión efectiva del cambio durante la migración de los sistemas de Asepeyo a la nube, un proyecto que tuvo un impacto directo en toda la organización.

¿Cómo/cuál fue la innovación implementada?

Se implementaron varias soluciones innovadoras para abordar el desafío del cambio. Se creó una metáfora basada en la saga de “La Guerra de las Galaxias” que unificaba el proyecto y permitía una comunicación más amigable. Se formó un equipo de patrocinio compuesto por más de 170 personas, llamadas “Google Guys”, encargadas de apoyar a los usuarios durante la implementación.

Se desarrolló un portal virtual gamificado que recopilaba todos los recursos de comunicación, formación e información necesarios para la migración. Se produjeron más de 90 píldoras formativas en formato multimedia para facilitar el aprendizaje.

Se implementó un plan de comunicación exclusivo para los líderes, quienes jugaron un papel crucial en la mitigación de resistencias. Se creó un portal de soporte virtual y se utilizaron diferentes estrategias de comunicación, como vídeos, infografías y merchandising. Por último, se estableció un plan estructurado de evaluación para medir el impacto del cambio.

¿Cuáles fueron los resultados alcanzados?

Los resultados alcanzados fueron los siguientes:

• Se logró completar el 100% de la migración en tiempo y forma, a pesar de la sorpresa de la pandemia y los desafíos que esta conllevó. Se establecieron diferentes fases de migración y todas se llevaron a cabo adecuadamente. El cumplimiento de la migración de 3,400 personas en las fechas correspondientes se consideró un indicador clave de éxito.
• Se obtuvo un índice de satisfacción promedio superior al 80% durante el primer año de implantación. Esto refleja una valoración positiva sobre el impacto de la comunicación, la formación y el cambio en los usuarios finales y el equipo de proyectos. Aunque el objetivo del 100% de satisfacción total es utópico, alcanzar el 80% se consideró un resultado significativo.
• Para abordar el 20% de insatisfacción restante, se llevaron a cabo talleres de negocio y mejora continua, lo que permitió identificar vías de innovación y aplicar mejoras en los procesos. Estas acciones contribuyeron a un aumento en el índice de satisfacción.
• Finalmente, el equipo de coalición, compuesto por 170 personas de toda la organización, demostró un alto nivel de compromiso y liderazgo. Su motivación y desempeño tuvieron un impacto directo en la emocionalidad de los equipos de trabajo, lo que se consideró un éxito en el proyecto.

A pesar de las dificultades y el sobreesfuerzo debido a la pandemia, se logró cumplir con los objetivos gracias a la adaptabilidad y las estrategias implementadas.

¿Qué aprendizajes obtuviste? ¿Qué harías diferente/mejor la próxima vez?

Durante este proyecto, aprendí que es fundamental tener un enfoque de autocrítica y mejora continua. Siempre debemos estar dispuestos a evaluar qué cosas podríamos hacer mejor la próxima vez.

Un gran aprendizaje fue la importancia de la flexibilidad y adaptación en la gestión de proyectos. A lo largo del camino, nos dimos cuenta de que pueden surgir circunstancias inesperadas y el plan debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a ellas. Ahora, al trabajar en otros proyectos, tenemos presente la posibilidad de adaptarnos y hemos adoptado la mentalidad ágil en la gestión de proyectos.

Otro aprendizaje significativo fue la necesidad de desafiar a los usuarios y empleados. Durante la pandemia, nos sorprendió gratamente ver cómo las personas dieron más de lo esperado y se empoderaron. Esto nos demostró que, al llegar a las personas adecuadamente, logramos un mayor compromiso e implicación. Por lo tanto, en futuros proyectos, buscaremos ser más creativos en los procesos de gestión del cambio, formación y comunicación, para motivar y tocar la fibra emocional de las personas.